Wie viele Gäste sollen wir einladen?

Das Budget bestimmt die Zahl, danach wird sie aufgeteilt, nie umgekehrt. Rechnet den Preis pro Person beim Caterer gegen das Budget für die Feier, das ergibt die Obergrenze. Erst dann bekommt jede Seite ein schriftliches Kontingent. Wer zuerst Namen sammelt und danach kürzt, streicht am Ende Freunde, um Verpflichtungen zu behalten.

Brauchen wir zwei getrennte Listen?

In Deutschland fast immer. Trauung und Sektempfang haben einen weiten Kreis, das Abendessen einen engeren, und nur der zweite bestimmt die Kosten. Wer beides als eine Liste führt, verliert genau die Zahl, die der Caterer braucht. Legt die zwei Listen vom ersten Tag an getrennt an und formuliert auch die Einladungen entsprechend unterschiedlich.

Wenn 200 Personen zusagen, wie viele Plätze brauchen wir?

Mehr als 200. Eine Zusage bedeutet oft zwei Personen, weil Einladungen an Paare und Familien gehen. Wie stark der Effekt ausfällt, hängt stark vom Land ab: bei spanischsprachigen Einladungen sind es im Schnitt 1,91 Personen pro Zusage, bei vietnamesischen 1,19. Für den deutschsprachigen Raum haben wir noch zu wenige Rückmeldungen, um eine eigene Zahl zu nennen.

Wann muss die Gästeliste stehen?

Die Gesamtzahl 3 bis 4 Monate vorher, die Namen 2 bis 3 Monate vorher, die erste Einladungsrunde 6 bis 8 Wochen vorher, die Nachrückliste 3 bis 4 Wochen vorher je nach Absagen und die endgültige Zahl für die Location etwa eine Woche vorher.

Die Gästeliste für die Hochzeit planen

Die meisten Paare setzen sich mit der Vorstellung an die Gästeliste, eine einzige Tabelle zu zweit auszufüllen. Nach einer Woche ist klar, dass es nie eine Liste war: es gibt ihre, es gibt seine, und dahinter stehen die Eltern, die eigene Gäste haben und eigene Gründe dafür. Jede dieser Listen liegt bei einer anderen Person, und nur diese Person weiß, wie die Namen geschrieben werden.

Das Werkzeug dafür: die Liste lässt sich direkt im Gästelisten-Tool führen, mit Zusagen, automatisch mitlaufender Personenzahl und Export als Tabelle für die Location.

Kurz gefasst: erst die Zahl aus dem Budget, dann die Kontingente. Und vor allem zwei getrennte Listen führen, Sektempfang und Abendessen, denn nur die zweite kostet Geld pro Kopf.

Zwei Listen, bevor es vier werden

Anderswo lautet die Frage nur "wer kommt". Hier zerfällt sie in zwei: wer kommt zur Trauung und zum Sektempfang, und wer bleibt zum Abendessen. Der weite und der enge Kreis überschneiden sich nur teilweise, und das Budget hängt allein am zweiten.

Dazu kommt die übliche Aufteilung nach vier Quellen:

Eure Gäste. Schule, Studium, aktuelle Kolleginnen und Kollegen.
Die Gäste eures Partners. Dasselbe auf der anderen Seite.
Wen eure Eltern einladen. Tanten, Onkel, entfernte Cousins, alte Freunde der Familie, eingeladen aufgrund einer Beziehung, die älter ist als das Paar.
Wen die Eltern der anderen Seite einladen. Dasselbe, und meist der Teil mit der geringsten Übersicht.

Die letzten beiden wachsen unbemerkt, und genau sie lassen sich nicht selbst prüfen: weder Schreibweisen noch Dopplungen noch Begleitpersonen. Fragt sie früh, schriftlich und mit einer Zahl daneben ab.

Erst die Zahl, dann die Namen

Der Preis pro Person beim Abendessen setzt die Grenze. Budget durch Preis pro Kopf ergibt die Obergrenze, und diese Obergrenze wird verteilt, bevor der erste Name notiert wird:

Seite	Kontingent	Wer pflegt sie
Eure Gäste	40	Ihr
Gäste des Partners	40	Der Partner
Familie Seite 1	30	Eure Eltern
Familie Seite 2	30	Die anderen Eltern

Die Aufteilung muss nicht gleich sein und wird es auch nicht. Eine Familie hat mehr Cousins, die andere mehr langjährige Freunde. Zehn bis fünfzehn Prozent Abweichung sind normal, solange die Summe hält.

A, B und C, bevor etwas rausgeht

Gruppe A. Ohne sie ist es nicht die Hochzeit. Engste Familie, Trauzeugen, die wichtigsten Freunde. Zuerst einladen, wenn möglich persönlich.
Gruppe B. Ihr wollt sie wirklich dabei haben, richtet den Tag aber nicht nach ihnen aus. Aktuelle Kolleginnen, Freunde, die ihr ein paar Mal im Jahr seht.
Gruppe C. Wenn Platz bleibt, oder nur zum Sektempfang. Ehemalige Kollegen, entfernte Verwandte, Nachbarn.

Wer am Anfang sortiert statt am Ende, weiß beim Deckel von 100 Plätzen sofort, wo die Grenze verläuft.

Vier Listen zusammenführen, ohne alles neu zu tippen

Gemeinsame Tabelle. Eine Datei, ein Reiter pro Person. Vertraut und günstig, aber am Ende muss jede Zeile noch dorthin, wo die Einladungen verschickt werden.

Am Telefon diktieren lassen. Langsam, mit Eltern ohne Smartphone-Routine aber oft der einzig realistische Weg. Rechnet mit einer halben Stunde pro 25 Namen.

Massenimport. Wenn die Liste schon existiert, einfügen oder Datei hochladen statt abtippen. Bei Davet nimmt "mehrere Gäste hinzufügen" eine eingefügte Liste (ein Name pro Zeile) oder eine Tabelle entgegen, bis zu 1.000 Personen auf einmal, und erzeugt für jeden Namen einen eigenen Einladungslink.

Ein Link zum Mit-Einladen. Die Eltern tragen ihre Gäste selbst ein, ohne Konto und ohne Passwort. Ab hundert Namen spart das die meiste Zeit.

Doppelte Namen früh finden

Wenn vier Personen beitragen, sind Dopplungen praktisch sicher, weil sich die Familien genau dort überschneiden, wo niemand hinsieht. Nach normalisierten Namen sortieren, über Telefonnummern abgleichen, beim Familientreffen direkt fragen, wer wen einlädt, und den Rest die Importansicht erledigen lassen: bereits vorhandene Namen erscheinen durchgestrichen und werden automatisch übersprungen.

Der Zeitplan

3 bis 4 Monate vorher: Gesamtzahl festlegen, Kontingente verteilen.
2 bis 3 Monate vorher: Namen einsammeln, in A, B und C sortieren.
6 bis 8 Wochen vorher: erste Runde an A und B.
3 bis 4 Wochen vorher: Gruppe C je nach Absagen einladen.
1 Woche vorher: endgültige Zahl an die Location.

Eine Zusage ist kein Platz

Das ist die Rechnung, die am häufigsten schiefgeht. Eine Zusage bedeutet selten genau eine Person, weil Einladungen an Paare und Familien gehen und nicht an Einzelne. Zweihundert Zusagen sind deshalb spürbar mehr als zweihundert Stühle.

Wie groß der Aufschlag ausfällt, ist stark kulturell geprägt. Bei spanischsprachigen Einladungen liegt er im Schnitt bei 1,91 Personen pro Zusage, bei vietnamesischen bei 1,19. Für den deutschsprachigen Raum haben wir bisher zu wenige Rückmeldungen, um eine belastbare eigene Zahl zu veröffentlichen, und schätzen lieber nicht. Zählt eure Zusagen deshalb in Personen, nicht in Antworten: fragt bei der Zusage direkt nach der Zahl der Begleitpersonen, dann braucht ihr überhaupt keinen Durchschnittswert.

Die Liste danach behalten

Nicht löschen. Sie ist die Grundlage der Dankeskarten, sie hält fest, wer was geschenkt hat, und sie wird zum gemeinsamen Adressbuch der nächsten Jahre. Der Export als Tabelle ist ein Klick.

Steht die Liste, fehlt noch die Einladung. Das Ranking der meistgewählten Designs ist ein guter Anfang, oder schaut euch alle Vorlagen an.